由于质量体系文件是由多层次、多种文件所构成的，一般来说，一个组织在编制质 量体系文件时应考虑满足以下要求：
(1)系统性
体系文件应反映一个组织质量体系的系统特征，对产品质量形成全过程影响质量的技术、管理和人员等因素的控制作出规定。做到文件层次清楚、接口明确、结构合理、协调有序：要素或内容选择剪裁恰当。为此，在策划文件的编制时，应从一个组织质量体系的整体出发，统一思想、统一规划、统一步骤、同步进行。
(2)法规性
体系文件是一个组织实施质量管理和质量保证活动的行为准则。对组织内部是必须执行的法规文件，在总体上应遵循IS0 9000族标准及有关法规的要求，并切合本组织的实际和特点。
(3)高增值性
质量体系文件的编制和使用是一个过程，这个过程是一个高增值的转换活动。随着质量体系的不断改进、完善，这种动态的“增值”作用也将越来越显著o
(4)见证性
体系文件可作为本组织质量体系有效运行及其保持性的客观证据(适用性证据和有效性证据)并向顾客、向第三方证实本组织质量体系的运行情况，作为以下方面的客观证据：①过程已被确定。②程序被批准。③程序处于更改控制之中。
(5)适宜性
质量体系文件的编制及其形成应充分考虑本组织的规模、产品特点、质量活动的具体性质以及已取得的成功经验等因素。质量体系文件的适宜性还取决于人员的素质和技能以及培训的程度。在任何情况下，都应该力求使质量体系文件保持一个相对合理的水平，便于组织实施和有效地贯彻。